Что выбрать: облачные почтовые сервисы или собственный Exchange Server?

Организации, модернизируя IT-инфраструктуру, рано или поздно встают перед выбором:
оставаться на локальном сервере Exchange или переходить в облако (например, Microsoft 365, Google Workspace и др.).

Каждое решение имеет плюсы и минусы, и в этой статье мы разберем:

• особенности каждого варианта;
• плюсы и минусы;
• какие факторы учесть при выборе;
• кому что подойдет.

🏢 Собственный Exchange Server

Что это такое?

Это почтовый сервер, установленный на физическом или виртуальном оборудовании в инфраструктуре вашей компании. Вы полностью контролируете Exchange: от конфигурации до безопасности.

Преимущества:

• Полный контроль над данными и системой
• Вы решаете, где хранятся данные и кто к ним имеет доступ.
• Гибкая настройка и интеграция
• Удобно при сложных сценариях: с ERP, CRM, телефонией, локальной AD.
• Без зависимости от внешних сервисов и интернета
• Почта работает даже при отсутствии интернета (если внутри организации).

Недостатки:

• Высокая стоимость владения
• Нужно покупать сервер, лицензии, платить за ИБ, обслуживание, резервное копирование и обновления.
• Ответственность за безопасность и доступность
• Нет SLA — сбои решаются только вашей командой.
• Сложности масштабирования
• Рост числа пользователей = рост ресурсов и затрат.

☁️ Облачные почтовые сервисы

Что это такое?

Это готовые почтовые решения, предоставляемые как услуга (SaaS). Самые популярные: Microsoft 365 (Exchange Online), Google Workspace (Gmail) и др.

Преимущества:

• Минимальные затраты на инфраструктуру
• Нет необходимости в своих серверах — вся инфраструктура в облаке.
• Высокая доступность (SLA 99.9% и выше)
• Почта работает всегда, без забот о серверах, обновлениях, безопасности.
• Гибкость и масштабируемость
• Подключение новых пользователей — в пару кликов.
• Интеграции и доступ откуда угодно
• Поддержка мобильных устройств, веб-доступ, облачное хранилище, Teams/Meet и др.

Недостатки:

• Ограниченный контроль над инфраструктурой
• Вы не контролируете физическое местоположение данных (зависит от провайдера).
• Регулярные платежи
• Нет разовой покупки — вы платите ежемесячно за пользователя.
• Ограничения на кастомизацию
• Сложнее реализовать нетиповые сценарии.

⚖️ Таблица сравнения

Критерий - Exchange Server (on-prem) - Облако (M365 / Google)

Контроль над данными - Максимальный - Ограниченный

Стоимость начального внедрения - Высокая - Низкая

Ежемесячные платежи - Нет - Да

Обновления и патчи - Ручные - Автоматические

Доступность и отказоустойчивость - Зависит от админа - SLA от 99.9%

Масштабируемость - Затратно - Мгновенно

Интеграции с локальной AD - Полные - Частично (или через Azure AD)

Поддержка мобильных устройств - Требует настройки - Из коробки

🧩 Что выбрать вашей компании?

Облако — если вы:

• Стартап или SMB без сильной IT-команды.
• Хотите простоту, надежность и быстрое масштабирование.
• Не нуждаетесь в кастомных сценариях.
• Работаете в гибридной или удаленной модели.

Exchange Server — если вы:

• Крупная компания с требованиями к хранению данных (compliance, ISO, ИБ).
• Имеете сложные интеграции с внутренними системами.
• Хотите полный контроль за ИТ-процессами.
• Обеспечиваете работу почты внутри закрытого контура.

Заключение

Облачные решения — это удобно, гибко и выгодно по деньгам для большинства современных компаний.

Exchange on-prem — это контроль, расширенные возможности и зачастую — необходимость для защищённых и чувствительных сред.

Но и комбинированные варианты возможны: гибрид Exchange + Exchange Online, когда часть пользователей работает через облако, а часть — на локальном сервере. Такой подход часто используют компании в процессе поэтапной миграции.